社会人のスタートが会計事務所だったため、先輩社員からは「記憶より記録」と耳がタコになるほど聞かされていました。だから会議には議事録があり、上司の決断力がないため「決定の先送り」という会議はあっても、上司による部下への「言いっぱなし」が頻発するようなことはありませんでした。
ただ転職で飲食の現場を経験した時は、会議となると議事録も、進行役も、アジェンダもない。とは言えみんな仕事が大好きだから議論は盛り上がる。その流れでお酒を飲み熱く語り合う！でも翌朝振り返と「誰が」「何を」「いつまでに」「どんな責任で」課題にチャレンジするかが記録に残っていない。
前日に熱く語った上司は、部下の自発的かつ献身的な頑張りに期待し、部下は曖昧な目標設定と手探りの権限で悪戦苦闘の日々が始まる。
アジェンダとは、予定してる会議内容のまとめ。「アジェンダ」とは英語で「予定表」を意味しますが、会議の場合のアジェンダは、会議を円滑に行うために予定している内容のまとめを事前に提示すること。
上記はあくまで私の体験談で、もちろん飲食業の現場が全てこんな感じとい事でありませんが、やはり会議を上手に運営しながら議事録という記録に残さないと、「現場で繰り広げられる無数のチャレンジがその場にいた名もなき英雄たちの『心の中のアルバム』に刻まれる」みたいなロマンチックな話で終わってしまう。これはお店にとって非常に勿体ない！
ちゃんと会議は議事録にまとめ、責任をもってチャレンジする担当者を明記するからこそ、チームワークが発揮されると思っています。
議論を通じて
会議の中で「責任」が生まれる
会議の中で生まれた「責任」は
議事録を通して「所在」がハッキリする
責任の「所在」がハッキリすると
チーム内でコミュニケーションがスッキリ
ハッキリとスッキリで
「チームワーク」を最大限に引き出す！
という事で今回はチームワークを最大限に引き出すため、会議で責任の所在をハッキリするために有効な議事録の書き方とその活用について提案しています。
1.議事録に残すべき内容
- 日付と所要時間：会議がいつ開催され、どれぐらいの時間を費やしたかを記録。会議の費用対効果や運営効率性を参加者が振り替えられるようにする。
- 参加者のリスト：すべての参加者リストを記載し、誰がどの決定に参加したのかを追跡できるようにもしておく。
- 話し合った議題：会議の議題を列挙し、それぞれの議題に対する討論や意見交換の概要を記録しておく。
- 決まった事項：決まったこと、それが決まるまでの過程、今後の具体的な行動計画および担当者、そして取組期間などを記録しておく。
- 見送り事項：今回の会議では解決できなかった問題や決定を見送った議題をリストアップしておく。
- その他の情報：会議で提供された資料やプレゼンテーション、重要な発言などを記録しておく。
水の泡
昔は、会議に①書記を参加させ、②音声録画したものを③会議終了後に人力で文字お越ししてから④議事録にまとめる…。
今では、①会議の「音声録画」から「文字お越し」、②上記の「議事録に残すべき項目」をAIに伝えて自動で議事録が作成。
2.会議進行の妨害者、その対策
会議の目的や議題を逸脱：
「そもそも論」や「昔は…」を頻繁に持ち出して、議題から逸脱したり、会議の進行を別の方向に向ける人。
前回の議事録は今回のアジェンダに。事前に何を議論するかハッキリと示すことで議論の逸脱を防ぐ効果。
優柔不断：
決定を下すのに過度に慎重であったり、決断を避けたり、決まったことに水を差す人。
議事録にて「何が」「どのように」決まったかを記録に残せる。優柔不断な参加者も会議の復習や傾向と対策の勉強ができる。
過度に支配的：
他の参加者の発言を遮ったり、他の参加者が発言する機会を奪うほど、一方的な発言を繰り返す人。
音声録画、文字お越し、議事録の作成など一連の作業をAIに任せ、参加者の発言割合を確認できる状態でフィードバックすれば改善につなげられる。
準備不足：
会議への参加意欲が低く、議題についての準備不足から、会議で発言したりアイデア出しはおろか、話に付いていけない人。
前回のおさらいと今回の議題が議事録に記録されているので、参加前に議事録を確認する事ができる。
過度に否定的：
消極姿勢の優柔不断な人とは対照的に、会議には積極的に参加するものの、すべてのアイデアや提案に対して否定的な意見を持つ人。
否定的な意見は重要な視点であるが、否定した内容や決定プロセスが議事録に残るとなると緊張感が生まれ、安易に否定ばかりはできなくもなる。
